ruprechtworks Gespräch vereinbaren

KI, die in Ihrem Betrieb wirklich arbeitet.

Ich bin Timi Ruprecht, Software-Architekt und Projektleiter aus Tägerwilen. Ich zeige Ihnen, wo KI in Ihrem Büro heute Arbeit abnimmt, und baue sie so ein, dass sie in Ihren bestehenden Programmen läuft.

KI-Beratung und Umsetzung für KMU im Thurgau und rund um den Bodensee.

So kommt es heute anE-Mail, 08:14
Muster Haustechnik GmbHBestellung Baustelle Seeweg

Grüezi zusammen, bitte liefert uns 10 Stk Bogen 90° DN50, 25 m PE-Rohr 110 und 6 Kartuschen Silikon weiss bis Donnerstag auf die Baustelle Seeweg 12. Gruss, M. Keller, Muster Haustechnik

Die KI gleicht abIhre Systeme
  • KundenstammKunde Nr. 10482 gefunden
  • ArtikelstammBogen 90° DN50 ist Art. 4410-50
  • Lager25 m PE-Rohr 110 verfügbar
  • KalenderDonnerstag ist der 12.11.2026
  • LieferadressenSeeweg 12 beim Kunden hinterlegt
  • ArtikelstammSilikon weiss: 2 Treffer, Rückfrage nötig
In Ihrem ProgrammAuftrag A-58120
Kunde
Muster Haustechnik GmbH, Nr. 10482
Position 1
10 Stk Bogen 90° DN50
Position 2
25 m PE-Rohr 110
Lieferung
Do 12.11.2026
Lieferort
Baustelle Seeweg 12, Tägerwilen
Bitte prüfen
6 Kartuschen Silikon weiss: Es gibt zwei passende Artikel.
1 Rückfrage offen, wartet auf Sie

Beispiel mit erfundenen Daten. Wählen Sie den Artikel aus, so sieht eine Freigabe aus.

Beratung, die nicht beim Konzept aufhört.

Viele reden über KI. Ich setze sie um. Sie haben einen Ansprechpartner, vom ersten Gespräch bis die Lösung bei Ihnen im Alltag läuft.

KI-Check

Wo lohnt sich KI bei Ihnen, und wo nicht? Ich schaue mir Ihre Büroabläufe vor Ort an und sage ehrlich, was heute zuverlässig geht.

Sie erhalten eine kurze Einschätzung in verständlicher Sprache und eine Offerte mit Fixpreis.

Umsetzung

Ich baue die Lösung und binde sie an Ihre Programme an. Postfach, ERP, Branchensoftware, Excel: Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt.

Wir starten mit einem einzigen Ablauf und Ihren echten Beispielen.

Begleitung

Ich bleibe erreichbar, wenn es läuft. Ich erkläre Ihrem Team, was die KI tut, passe Regeln an und baue auf Wunsch den nächsten Ablauf.

Was KI im Büro heute kann. Und was nicht.

Ohne Fachwörter: Das ist der Stand, auf den Sie sich im Alltag verlassen können.

Das geht zuverlässig

  • Lesen und verstehenMails, PDF, Scans und Fotos, auch wenn jeder Kunde anders schreibt.
  • Ins richtige Programm übertragenKunde, Artikel, Menge und Termin landen im Auftrag statt auf einem Zettel.
  • Vergleichen und prüfenRechnung gegen Bestellung, Preis gegen Preisliste. Sie sehen nur die Abweichungen.
  • Entwürfe schreibenAntworten, Rückfragen und Nachfass-Mails, die Sie kurz lesen und senden.
  • An Fristen denkenOffene Offerten und unbeantwortete Anfragen bleiben nicht liegen.

Dafür setze ich KI nicht ein

  • Entscheide mit Tragweite ohne KontrolleZahlungen auslösen oder Preise festlegen bleibt bei Ihnen.
  • Arbeit, die nur selten vorkommtWas fünfmal im Jahr anfällt, erledigt ein Mensch schneller.
  • Abläufe, die niemand erklären kannWas im Betrieb unklar ist, wird mit KI nicht klarer. Dann ordnen wir zuerst.
  • Kundenkontakt, der Fingerspitzengefühl brauchtReklamationen und Verhandlungen gehören zu Ihren Leuten.

Vier Beispiele aus dem Büroalltag.

Lassen Sie sich inspirieren. Geeignet ist fast jede Routineaufgabe, bei der jemand Daten aus mehreren Programmen zusammensucht und deutet. Die Programme bleiben dieselben, die Handarbeit fällt weg.

Bestellungen landen fertig im Auftrag.

Heute
Jemand liest jede Bestell-Mail und tippt Kunde, Artikel und Termin von Hand ins ERP.
Mit KI
Die Bestellung ist erfasst, bevor jemand sie öffnet. Ihr Team klärt nur noch, was unklar ist.
So funktioniert die Bestellerfassung
Aufträge, heuteIhr ERP
  • A-58121 · Bauwerk Meier AGaus Mail von 08:16, 4 Positionen, CHF 642.00
    erfasst
  • A-58120 · Muster Haustechnik GmbHSilikon weiss: Sanitär oder Bau?
    bei Ihnen
  • A-58119 · Elektro Brunneraus PDF-Bestellung, 9 Positionen, CHF 3'910.00
    erfasst

Rechnungen sind geprüft, bevor Sie sie sehen.

Heute
Jede Lieferantenrechnung wird Zeile für Zeile mit Bestellung und Preisliste verglichen.
Mit KI
Was stimmt, läuft nach Ihren Regeln durch. Sie sehen nur die Abweichungen, die Rückfrage ist schon entworfen.
So funktioniert die Rechnungsprüfung
Rechnung R-7781 · Baubedarf AG1 Abweichung
  • Pos. 1 und 2Menge und Preis wie bestellt
    stimmt
  • Pos. 3 · CHF 18.50 statt 16.90laut Preisliste vom 01.10., Differenz CHF 38.40
    prüfen
  • MWST und Totalnachgerechnet
    stimmt

Keine Offerte bleibt unbemerkt liegen.

Heute
Nachfassen passiert, wenn jemand daran denkt. Oft also gar nicht.
Mit KI
Nach Ihrer Frist liegt ein persönlicher Entwurf im Postfach. Sie lesen kurz und senden.
So funktioniert das Nachfassen
Entwurf an Herrn MusterIhr Postfach

Offerte O-118, Sanitärpaket Seeweg

Grüezi Herr Muster

Am 27.10. haben wir Ihnen das Sanitärpaket für den Seeweg offeriert. Darf ich fragen, ob noch etwas offen ist oder ob wir etwas anpassen sollen?

Offerte seit 10 Tagen ohne AntwortEntwurf, Sie senden

Wissen, das nicht nur in einem Kopf steckt.

Heute
Dasselbe Problem wird immer wieder von vorn analysiert. Die Lösung kennt nur, wer sie beim letzten Mal gefunden hat.
Mit KI
Ihr Team beschreibt die Frage oder das Problem und bekommt die erprobte Lösung Schritt für Schritt. Gibt es noch keine, hält man sie einmal fest, und der Nächste bekommt sie vorgeschlagen.
So funktioniert die Wissensdatenbank
Interne WissensdatenbankIhr Team fragt

Sandra, InnendienstWie lange gilt die Garantie auf das Silikon 8801-W?

24 Monate ab Lieferung, sofern die Kartuschen trocken gelagert werden.

aus 2 QuellenDatenblatt 8801-W · Antwort von P. Graf, 03.09.

Luca, LagerDürfen wir Retouren ohne Lieferschein annehmen?

noch keine Antwortan P. Graf weitergeleitet, die Antwort wird gespeichert

Und bei Ihnen?

Die Möglichkeiten werden laufend mehr. Diese Aufgaben eignen sich oft ebenfalls, und vermutlich fällt Ihnen gleich eine eigene ein.

  • Lieferscheine ab Foto erfassen
  • Kundenanfragen vorsortieren und Antworten entwerfen
  • Sprachnachrichten von unterwegs als Rapport ablegen
  • Listen in Excel nachführen, ohne dass jemand kopiert
  • Support-Anfragen von Kunden mit Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank vorbereiten

Alle Beispiele mit erfundenen Daten.

Was kostet Sie die Handarbeit heute?

Nehmen Sie eine Aufgabe, die sich in Ihrem Büro jeden Tag wiederholt, und rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.

Diese Aufgabe bindet heute
0 Stunden pro Jahr
Mit KI werden frei
CHF 00 Stunden pro Jahr für andere Arbeit

Gerechnet mit 220 Arbeitstagen. Die Startwerte und der Anteil sind Annahmen, keine Messwerte. Ihren echten Wert zeigt der Pilot.

In vier Schritten von der Idee zum Alltag.

Klein anfangen, sauber prüfen, dann ausbauen. Sie können nach jedem Schritt aufhören.

  1. Gespräch

    30 Minuten, kostenlos. Sie erzählen, welche Büroarbeit bei Ihnen Zeit frisst. Ich sage Ihnen, ob KI dafür taugt.

  2. KI-Check vor Ort

    Ich sehe mir einen oder zwei Abläufe bei Ihnen an, mit echten Beispielen. Danach erhalten Sie eine Offerte mit Fixpreis.

  3. Pilot

    Ein Ablauf, angebunden an Ihre Programme. Zuerst legt die KI alles zur Freigabe vor, damit Sie sehen, wie sie arbeitet.

  4. Betrieb

    Was sich bewährt, darf nach Ihren Regeln selbst durchlaufen. Ich bleibe Ihr Ansprechpartner und baue den nächsten Ablauf, wenn Sie wollen.

Die KI arbeitet vor. Sie entscheiden.

Ihre Regeln

Sie legen fest, was automatisch durchläuft und was zur Freigabe kommt. Unklares landet immer bei Ihnen.

Ihre Programme

Kein neues Tool, keine neue Oberfläche. Die Arbeit erscheint dort, wo Ihr Team heute schon arbeitet.

Alles nachvollziehbar

Bei jedem Eintrag sehen Sie, aus welcher Mail oder welchem Dokument er entstanden ist.

Ich suche drei Pilotbetriebe im Thurgau.

  • Ein Ablauf aus Ihrem Büro, sauber umgesetzt
  • Fixpreis, den Sie vor dem Start kennen
  • Im Gegenzug darf ich über das Ergebnis berichten
Als Pilotbetrieb melden
Timi Ruprecht

Ich bin Timi Ruprecht.

Seit über zwanzig Jahren baue ich Software und leite Projekte, heute als Software-Architekt und Projektleiter. Ich begleite Vorhaben von der ersten Idee, bis sie im Alltag laufen.

Dabei habe ich gelernt: Wer nur das Symptom behandelt, automatisiert am Ende den Fehler. Darum frage ich zuerst, warum eine Arbeit überhaupt anfällt. Oft liegt die beste Lösung dort, wo im Betrieb noch niemand gesucht hat, und manchmal ist sie einfacher als gedacht. Nicht jedes Problem braucht KI.

Wo KI hilft, kenne ich sie aus der Praxis: Ich setze sie jeden Tag selbst ein und probiere in eigenen Produkten aus, was wirklich trägt. Mit RuprechtWorks bringe ich diese Erfahrung zu KMU, die keine eigene IT-Abteilung haben. Ich erkläre ohne Fachchinesisch, komme zu Ihnen in den Betrieb und verspreche nur, was ich Ihnen zeigen kann.

20+ Jahre
Softwareentwicklung und Projektleitung
Ein Ansprechpartner
für Analyse, Umsetzung und Betrieb
Pragmatisch
schnell ein erstes Ergebnis, dann sauber ausbauen

Häufige Fragen

Was kostet das?

Das erste Gespräch ist kostenlos. Danach erhalten Sie eine Offerte mit Fixpreis für einen klar umrissenen Ablauf. Sie wissen vor dem Start, was es kostet.

Brauche ich dafür ein neues Programm?

Nein. Die KI arbeitet im Hintergrund in den Programmen, die Sie schon haben, zum Beispiel im E-Mail-Postfach, im ERP oder in Excel.

Entscheidet die KI selbst?

Nur so weit, wie Sie es wollen. Sie legen fest, was automatisch durchläuft und was Ihnen zur Freigabe vorgelegt wird. Unklares kommt immer zu Ihnen.

Was passiert mit meinen Daten?

Welche Daten die KI sieht und wo sie verarbeitet werden, legen wir für Ihren Betrieb gemeinsam fest, abgestimmt auf das Schweizer Datenschutzgesetz.

Ersetzt KI meine Mitarbeitenden?

Nein. Sie nimmt Ihrem Team das Abtippen, Vergleichen und Nachfassen ab. Die Entscheide und der Kundenkontakt bleiben bei den Menschen.

Für welche Betriebe eignet sich das?

Für KMU mit etwa 5 bis 50 Mitarbeitenden, in jeder Branche. Geeignet ist jede Routineaufgabe, bei der jemand Daten aus Mails, Dokumenten oder mehreren Programmen zusammensucht, deutet und weiterverarbeitet. Bestellungen, Rechnungen und Offerten sind nur die bekanntesten Beispiele, und die Möglichkeiten werden laufend mehr. Lassen Sie sich von den Beispielen inspirieren und erzählen Sie mir von Ihrem Alltag.

Mit welchen Programmen funktioniert es?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Ob und wie sich Ihr ERP, Ihr Auftragsprogramm oder Ihre Excel-Listen anbinden lassen, kläre ich im KI-Check, bevor Sie etwas bezahlen.

Kommen Sie auch vorbei?

Ja. Ich bin in Tägerwilen zu Hause und komme im Thurgau und rund um den Bodensee gern in Ihren Betrieb.